Wet op de privacy

Worddocument : privacyverklaring-FLAC-2018

Privacyverklaring FLAC

1.   Algemeen:

Als atletiekvereniging FLAC, aangesloten bij de Vlaamse atletiekliga, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Ieper:Zwarteleenstraat 81, 8902 Ieper, e-mail : ives.goudeseune@telenet.be

Izegem: Meikeverstraat 12, 8800 Rumbeke , email : info@janpauwelyn.be

Oostkamp: Waterstraat 26, 8020 Oostkamp , e-mail: carlos.baillieu@skynet.be

Poperinge: Windweg 9, 8978 Watou, e-mail: geert.verkruysse@mondogroup.com  

Roeselare: Pater Pirestraat 33, 8800 Roeselare, e-mail: filip.dekiere@telenet.be

Wervik: vzw Athleoo – Loskaaistraat 28 8940 Wervik ,e-mail:  hollebekepatrick@skynet.be

 

2.   Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door FLAC ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • om aan te sluiten bij de Vlaamse atletiekliga (uitvoering overeenkomst);
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de federaties en haar aangesloten atletiekclubs (uitvoering overeenkomst);
  • ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang);
  • op te stellen van vrijwilligerscontract (uitvoering overeenkomst);
  • het bezorgen van informatie voor de goede werking van de club en uitnodigingen voor activiteiten van de club (gerechtvaardigd belang);
  • het bekomen van subsidiëring door de federatie en de gemeente (wettelijke verplichting);
  • om een atleet op een correcte manier te begeleiden tijdens trainingen en op stages.

 

3.   Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • identiteitsgegevens van het lid: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm nummer, e-mail, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
  • info rond aansluiting: datum betaling, bedrag, aanvraag vergunning, borstnummer, stamnummer bij de Vlaamse atletiekliga;
  • info rond kledij: maten;
  • info voor communicatie en ingeval van nood: familienaam, voornaam, gsm nummer, e-mail (ouders, partner of vrienden), huisdokter;
  • medische gegevens;
  • indien van toepassing: wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging;
  • beeldmateriaal: foto’s en/of video’s gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4.   Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

  • verantwoordelijken van FLAC (voorzitter, secretaris, penningmeester, bestuursleden, verantwoordelijken werkgroepen, trainers, inschrijvingsverantwoordelijke, zorgcoördinator, kledijverantwoordelijke);
  • personeelsleden van de Vlaamse atletiekliga;
  • provinciale aanduider (voor juryleden).

 

5.   Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

  • de sportieve werking van de Vlaamse atletiekliga;
  • het verzorgen de loonberekening / vrijwilligersvergoeding;
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, cloud, ..).

 

6.   Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

  • inschrijvingen/deelname aan competities op verschillende niveaus
  • decretale verplichting (subsidiëring federatie of gemeente)

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

7.   Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien een handtekening door de ouders of wettelijke vertegenwoordiger is geplaatst op het inschrijvingsformulier en  daardoor dus schriftelijke toestemming is gegeven.

8.   Bewaartermijn

FLAC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

FLAC verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.

Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om clubrecords, jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

9.   Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens FLAC van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik;
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • inschrijvingsfiches waarvan we een afdruk maken, bewaren we in een gesloten omgeving;
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

10.  Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

11.   Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

 

12.     Wijziging privacyverklaring

FLAC kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 14 juni 2018.